LAB. SISTEM AKUNTANSI I

CASE 01/SKS II AKT/GANJIL/98-99

Saudara sekarang sedang bekerja sebagai Junior Consultant pada PT UNTAR Konsultindo. Saat ini Saudara ditugaskan oleh Manager saudara untuk mengevaluasi dan merancang sistem manajemen PT Aneka Polyplas sesuai dengan kondisi yang dihadapinya. Perancangan sistem manajemen mempunyai urut-urutan tahapan berikut: Diagnosis Organisasi dan Uraian Jabatan, Sistem dan Prosedur Akuntansi, Pengolahan Data Akuntansi, dan Pelaporan Manajemen.

Adapun pengarahan yang Saudara terima dari Manager saudara sesuai dengan kesepakatan dengan Dewan Direksi PT Aneka Polyplas adalah sebagai berikut:

1. Saudara diperbolehkan merestrukturisasi organisasi perusahaan, bila diperlukan.
2. Sistem dan Prosedur Akuntansi, Pengolahan Data Akuntansi, dan Pelaporan Manajemen yang sedang berjalan boleh dirubah, bila mempunyai banyak kelemahan.
3. Untuk menghadapi globalisasi dan mempercepat arus informasi, perusahaan meminta masukan Saudara untuk melakukan komputerisasi atas sistem manajemennya.

Perusahaan telah mempunyai Bagan Organisasi tertulis dan uraian jabatan (Job Description) tertulis, namun demikian masih sering terjadi overlapping pekerjaan. Selain itu terdapat beberapa Staff yang merangkap beberapa jabatan, seperti misalnya Raw Material Warehouse Supervisor dirangkap oleh Finished Goods Warehouse Supervisor, Purchasing Supervisor dirangkap oleh General Accounting Supervisor.

Penjualan sepenuhnya dilakukan dalam negeri. Produksi akan dilakukan sesuai dengan pesanan dari Pelanggan. Pengiriman barang umumnya dilakukan oleh perusahaan.

Bahan baku yang digunakan adalah Resin (Polyethylene/PET). Resin tersebut dibeli dalam negeri. Resin yang digunakan terdiri dari Resin-baru dan Resin-Recycle (daur ulang). Sedangkan bahan tidak langsung yang membentuk harga pokok barang adalah Kantong, Kardus, Silet, Cellotape, Cutter. Bahan baku akan diproses dalam Sheeting Section menjadi Sheet (lembaran plastik). Selanjutnya Sheet dimasukkan dalam proses Thermoforming untuk menghasilkan Water Cup. Secara ringkas proses produksi dapat digambarkan sebagai berikut:

Hal-hal lain yang berhubungan dengan produksi adalah:

1. Produksi dilakukan selama 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu dengan menggunakan 2 (dua) shift. Shift I mulai pukul 8.00 s.d. 14.00 dan Shift II mulai pukul 14.00 s.d. 19.30.
2. Jumlah tenaga kerja di pabrik adalah 128 orang, atau rata-rata satu shift + 64 orang.
3. Perawatan dan perbaikan mesin dilakukan pada hari Minggu.
4. Mesin-mesin yang digunakan 90% adalah Special Purpose Machine.

1. Board of Commissioners:

• Mengawasi pelaksanaan operasi perusahaan secara umum.
• Melaporkan kegiatan pengawasannya kepada Pemegang Saham.

2. Director:

• Mengadakan perencanaan untuk perusahaan secara umum.
• Mengawasi pelaksanaan operasi berdasarkan laporan-laporan yang diterima maupun pengawasan langsung.
• Menangani hal-hal yang berhubungan dengan pihak luar.

3. Marketing Manager:

• Mengadakan perencanaan penjualan dan produksi.
• Mengawasi pendistribusian barang ke Pelanggan.
• Memimpin survey pasar untuk pengembangan penggunaan produk dan mutu produk.

4. Sales Supervisor:

• Mencari Pelanggan baru dan membina hubungan baik dengan Pelanggan lama.
• Mengkoordinir Salesman dan mengawasi pelaksanaan kegiatan penjualan.
• Melaksanakan penjualan.

5. Sales Admininistration Supervisor:

• Menciptakan sistem administrasi yang rapi dan teratur.
• Membina sistem pengarsipan yang baik.

6. Finished Goods Warehouse Supervisor:

• Mengelola Gudang Barang Jadi dan menjaga keamanan barang di Gudang.
• Mengawasi penerimaan dan pengeluaran barang dari Gudang sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
• Melakukan stock opname setiap akhir tahun.

7. Research & Development and Production Planning and Inventory Control Supervisor:

• Melakukan riset untuk pengembangan pasar dan pengembangan produk.
• Mengawasi kegiatan produksi dan tingkat persediaan.
• Melakukan perencanaan produksi sesuai dengan pesanan dari pelanggan.

8. Finance & Accounting Manager:

• Mengadakan perencanaan keuangan.
• Mengkoodinir kegiatan pencatatan akuntansi.
• Mengatur dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pembelian.
• Mengawasi kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang, serta penagihan ke pelanggan.

9. General Accounting Supervisor:

• Melakukan pencatatan transaksi perusahaan.
• Menyusun Laporan Keuangan.
• Mengadakan pemeriksaan intern.

10. Cost Accounting Supervisor:

• Melakukan perhitungan harga pokok.
• Menyusun laporan Perhitungan Harga Pokok Produksi.
• Membantu penyusunan Laporan Keuangan.
• Ikut membantu membayar upah karyawan.

11. EDP Manager:

• Mengadakan perawatan atas komputer dan software yang ada di perusahaan.
• Menyusun program untuk membantu kegiatan pengolahan data akuntansi.

12. Purchasing Supervisor:

• Melaksanakan pembelian.
• Membantu proses penerimaanh barang dari Pelanggan.
• Membantu pencatatan transaksi hutang.

13. Cashier, Collection & Billing Supervisor:

• Melaksanakan penerimaan dan pengeluaran uang.
• Mengkoordinir Collector untuk melakukan penagihan ke Pelanggan.
• Menjaga keamanan uang perusahaan.

14. Plant Manager:

• Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan di Pabrik.
• Mengawasi kegiatan produksi.
• Menangani masalah-masalah yang ada di Pabrik.

15. Material Warehouse Supervisor:

• Mengelola Gudang dan menjaga keamanan barang di Gudang.
• Mengawasi penerimaan dan pengeluaran barang dari Gudang sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
• Melakukan stock opname setiap akhir tahun.

16. Sheeting/Transforming Supervisor:

• Mengkoordinir dan memimpin kegiatan produksi.
• Memeriksa hasil produksi sesuai dengan mutu yang ditetapkan.
• Melaksanakan produksi sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.

17. Packing & Traffics Supervisor:

• Mengkoordinir kegiatan pengepakan dan pengiriman barang ke Pelanggan.
• Menjaga agar pengiriman barang dapat dilakukan tepat pada waktunya.

18. Personel & General Affairs Supervisor:

• Menangani permasalahan perburuhan dan kebersihan lingkungan pabrik.
• Membayar upah buruh.

Berdasarkan data-data yang telah Saudara terima, Saudara diminta untuk mengadakan restrukturisasi organisasi dengan berpedoman pada konsepsi organisasi berikut ini:

1. Kegiatan-kegiatan utama dalam organisasi dikelompokkan menurut fungsi-fungsi yang sifatnya sama atau berhubungan satu sama lain.
2. Tingkatan manajemen yang sesedikit mungkin untuk menjamin arus komunikasi vertikal yang efisien dan pengambilan keputusan yang cepat.
3. Kesatuan komando (Unity of Command), di mana bawahan menerima wewenang dan tanggung jawab dari satu atasan saja.
4. Rentang kendali (Span of Control) yang relevan.
5. Fleksibilitas bagan organisasi yang memudahkan penyesuaian bila kondisi dan lingkungan perusahaan berubah.

Case ini harus tetap disimpan untuk digunakan pada case-case selanjutnya dan dibawa setiap ada kuliah tatap muka.

Last Update = '16 Aug 1998'